Gutes muss nicht immer teuer sein! Das eigene Office mit Gratis Tools ausstatten.

Sie machen sich selbständig und sind auf der Suche nach geeigneten Einrichtungen für Ihr Unternehmen. Vermutlich haben Sie schon eine ganze Liste mit Anschaffungen, die getätigt werden sollen – Büromöbel, EDV, Material, selbst die Kaffeemaschine für die Kundenbewirtung will bezahlt sein. Irgendwann kommt man dann an einen Punkt, an dem es wohl überlegt sein will, wofür wie viel Geld ausgegeben werden soll oder bezahlt werden kann.

Kennen Sie den Spruch: Gutes muss nicht teuer sein! Lassen Sie sich an dieser Stelle gesagt sein, dass es wirklich stimmt.

Halten Sie Ausschau nach Programmen und Tools, die Sie für Ihr Unternehmen hilfreich einsetzen können – es gibt viele davon, die sogar komplett kostenlos sind. Entscheiden Sie, welche Open Source Programme Ihnen zur Seite stehen können.

Klar, die Entscheidung welche Software eingesetzt werden soll hängt stark vom Unternehmensgegenstand ab. Aber ich würde Ihnen hier gerne einige Tools vorstellen, die nahezu jeder Unternehmer einsetzen kann, da es sich um allgemeine (Büro-)Organisation handelt. Ich selbst nutze diese Tools teilweise und habe mir damit mein eigenes Business erfolgreich aufbauen und organisieren können.

Was bedeutet „Open Source“ eigentlich?

Wikipedia sagt hierzu:

Open Source [oʊpən ˈsɔːɹs] (engl., US), [əʊpən ˈsɔːs] (brit.) und quelloffen ist eine Palette von Lizenzen für Software, deren Quelltext öffentlich zugänglich ist und durch die Lizenz Weiterentwicklungen fördert.

Und nun ein paar Vorschläge

Die nachfolgenden Vorstellungen sind natürlich bitte nur als Beispiele zu verstehen. Da es eben tausende von kostenlosen Tools gibt, können hier nur eine kleine Auswahl abgebildet werden. Den Anfang machen Skype und Dropbox - meine täglichen Begleiter :-)

Dropbox

Dropbox ist wirklich mein absoluter Favorit! Ich nutze es nahezu täglich. So genanntes File Sharing auf die einfachste Art und Weise. Ich kann verschiedene Ordner anlegen und diese eben nur mit den Personen teilen, die auch Einblick und Zugriff darauf haben sollen. Ich lege Auswertungen, Bilder usw. im Dropboxordner ab und der Kunde kann in Echtzeit sofort auch die Dateien öffnen.

Weiterer, großer Vorteil: Ich kann von jedem Rechner dieses Planeten auf meine Daten zugreifen. Kurz im Internet mit den persönlichen Zugangsdaten eingeloggt und schon kann die weitere Bearbeitung oder einfach nur Einsicht erfolgen. Selbst mittels IPad und IPhone sind Dropbox-geeignet!

Jeder Nutzer hat ein bestimmtes Kontingent an Speicherplatz frei. Sollte man doch mehr Platz benötigen, so kann man dieses relativ günstig kaufen.

Zur Homepage: www.dropbox.com

Skype

Skype bietet die Möglichkeit zu telefonieren, via Kamera oder schriftlich zu chatten. Einzig Mikrofon und Lautsprecher sind eine Voraussetzung für Sprachnachrichten. Kunden, Mitarbeiter – Man hat die Möglichkeit, sich kostenlos mir anderen Skypenutzern auszutauschen.

Einziges Aber: Skype ist kein Ersatz für Ihr normales Telefon und kann nicht für Notrufe verwendet werden.

Zur Homepage: www.skype.com

OpenOffice

„OpenOffice“ ist eine funktional gleichwertige Alternative zum Microsoft Office-Paket – aber eben kostenlos. Sie können damit folgende Bereiche abdecken: Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Präsentationen, Grafiken, Datenbank. Zudem ist OpenOffice kompatibel mit Microsoft, d.h. Sie können diese Dokumente einfach öffnen, lesen und bearbeiten, sogar ein Speichern im Microsoft-format ist möglich.

Zur Homepage: www.openoffice.org/de

E-Mail Programm: Thunderbird

Outlook wird nahezu jedem bekannt sein und möglicherweise auch jahrelang ein treuer Begleiter gewesen sein. Wenn es nun aber ans eigene Business geht, dann sind die Anschaffungskosten (die sonst vielleicht Ihr Chef getragen hat) doch recht happig. Bei einem neu gekauften PC können Sie die Testversion von Outlook erst einmal noch eine gewisse Zeit nutzen, aber dann ist Schluss und Sie müssen ein eigenes Programm beziehen.

Thunderbird ist die Alterative. Einfach Bedienung, Hilfeanleitungen und optisch mit Outlook recht ähnlich. Nehmen Sie ein Stück „Gewohnheit“ mit ins neue Programm.

Zur Homepage: http://www.mozilla.org/de/thunderbird

XPunch Zeiterfassung

Natürlich sollten alle für die Kunden ausgeführten Tätigkeiten auch am Ende des Monats noch nachvollzogen werden können… Was genau habe ich noch gemacht für den Kunden XY? Wie schnell geht da Honorar unter, weil man keine vernünftigen Aufzeichnungen gemacht hat.

Mit XPunch wird das nicht passieren. Minutengenau können Sie für jeden Kunden einzeln die verschiedensten Tätigkeiten erfassen und später als Leistungsnachweis mit zur Honorarrechnung nehmen.

Zur Homepage: www.xpunch.com

Teamviewer

Mit TeamViewer lässt sich innerhalb kürzester Zeit eine Verbindung zu jedem PC oder Server über das Internet aufbauen und diesen Computer fernsteuern, als würden Sie direkt davor sitzen. Bildschirmübertragung, Präsentation und Fernwartung – kostenlos!

Wofür konkret man dies einsetzt? Hier ein Beispiel: Ich telefoniere mit einem Kunden und bespreche das aktuelle Projekt. Aus irgendeinem Grund verstehen mein Kunde und ich uns nicht nur mit Worten – also: Teamviewer einschalten und gemeinsam einen Bildschirm ansehen und damit das Projekt besprechen. Eine tolle Sache :-)

Zur Homepage: www.teamviewer.de

Passwörter verwalten

Alle LogIns immer zur Hand: Ihre Benutzerkennungen werden automatisch gespeichert. Sie brauchen sich nur noch ein Passwort zu merken und werden automatisch, schnell und sicher eingeloggt.

Formulare mit einem Klick ausfüllen: Der RoboForm Passwort Manager füllt fast alle Online-Formulare mit nur einem Klick mit ihren Daten aus. Sparen Sie Zeit und vermeiden Sie lästige Tipparbeit!

Zugang von Überall: Egal ob Sie gerade ihren Desktop oder Laptop, ihr Netbook, Tablet oder Mobiltelfon nutzen, Sie haben von Überall sicheren Zugriff auf ihre Passwörter.

Zur Homepage: www.roboform.com

Zusammengefasst lässt sich sagen: Es gibt viele gute Tools, die Sie im alltäglichen Unternehmensgeschäft optimal einsetzen können!

Fallen Ihnen weitere gute Hilfestellungen ein? Teilen Sie mir diese doch mit. Schließlich lebt dieser Blog auch von den Kommentaren der Leser :-)