Übersicht und Ordnung im Büro - Wie lange müssen alte Unterlagen aufbewahrt werden?

Geschäftsunterlagen besser nicht entsorgen, ohne vorher darüber nachgedacht zu haben!

"Mein Büro platzt aus allen Nähten!!!“ Das kennt sicher jeder von uns und man nimmt sich stets aufs Neue vor, das Büro endlich mal wieder „so richtig auszumisten“. Natürlich keine schlechte Idee, denn in einem aufgeräumten Büro arbeitet es sich gleich viel konzentrierter und entspannter. Aber gerade bei Geschäftsunterlagen gilt es darauf zu achten, ob und welche Papiere überhaupt vernichtet werden dürfen.

Der Gesetzgeber schreibt für die verschiedenen Dokumentenarten Aufbewahrungspflichten vor, die hier ein wenig näher erläutert werden sollen.

Zu Beginn ein wenig Theorie

Die Aufbewahrungspflicht bei geschäftlichen Unterlagen ist ein wichtiger Teil der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht.

Das Steuerrecht regelt die Aufbewahrungspflichten in der Abgabenordnung (AO). Handelsrechtlich finden sich die Regelungen im Handelsgesetzbuch (HGB). Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften stimmen größten Teils überein. Für die betriebliche Praxis sind meist die steuerrechtlichen Vorschriften von vorrangiger Bedeutung.

Weitere Rechtsgebiete aus denen sich Aufbewahrungsfristen ergeben können sind

• Arbeitsrecht
• Sozialversicherungsrecht

Als Unternehmer sind Sie grundsätzlich verpflichtet, Ihre Unterlagen aufzuheben. Je nach Umfang Ihres Unternehmens können sich hierbei schon eine Menge mit Papier gefüllte Ordner ansammeln. Aber: Es muss alles aufgehoben werden.

Möglicherweise werden Sie jetzt sagen: „Aber der Steuerberater oder Buchhalter hat sich Kopien von den wichtigsten Belegen für seine Akten gemacht.“ Das ist gut - reicht aber nicht!

Denn es entbindet Sie nicht davon, Ihre Unterlagen aufzuheben. Im Falle einer Betriebsprüfung beispielsweise sind Sie derjenige, der dem Finanzamt auf Anfrage die vollständigen Unterlagen vorzulegen hat, nicht Ihr Steuerberater.

Was gehört alles zu den Geschäftsunterlagen?

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Inventare,
• Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz,
• die zum Verständnis dieser Unterlagen erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• empfangene Handels- und Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe,
• Buchungsbelege,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Nicht aufbewahrungspflichtig sind dagegen betriebsinterne Aufzeichnungen. Dazu zählen Kalender oder Arbeits- und Fahrberichte. Diese Unterlagen können zeitnah vernichtet werden und müssen auch dem Außenprüfer oder Steuerfahnder nicht vorgelegt werden.

Wie lange sind Dokumente aufzubewahren?

Eine 10-jährige Aufbewahrungsfrist (§ 147 Abs. 2 i. V. m. Abs. 1 Nr.1, 4 und 4a AO, § 14b Abs. 1 UStG) gilt für folgende Unterlagen:

• Bücher und Aufzeichnungen,
• Jahresabschlüsse,
• Inventare,
• Lageberichte,
• Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen,
• Buchungsbelege,
• Rechnungen,

Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist gilt für alle anderen aufbewahrungspflichtigen Geschäftsunterlagen:

•  empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe,
• Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe,
• sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Doch auch hier sollte man genau hinsehen, bevor man Altpapier entsorgt: Sobald Dokumente nämlich zu Buchungsunterlagen werden oder wurden, gilt automatisch wieder eine Frist von zehn Jahren.

nützliche Hinweise 

Der Beginn einer Aufbewahrungsfrist liegt stets am Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Das eigentliche Datum einer Ausgangsrechnung z.B. ist hier nicht maßgeblich, vielmehr der darauffolgende 31. Dezember. Sollten Sie sich also einmal unsicher sein, ob eine Frist bereits verstrichen ist, so heben Sie die Unterlagen doch einfach ein weiteres Jahr auf und Sie befinden sich auf der sicheren Seite!

Auch Privatleute haben eine zweijährige Aufbewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräftige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu solchen Leistungen gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Aufbewahrungspflicht der Privatperson hat der leistende Unternehmer nach dem UStG in der Rechnung hinzuweisen.

In welcher Form heißt es aufzubewahren?

Selbst für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen wurden gesetzlich festgelegte Formen vorgeschrieben:

• Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen:
  → nach § 147 Abs. 2 AO im Original
• Alle Eingangsrechnungen, die der Unternehmer erhalten hat:
  → im Original aufzubewahren, §§ 14, 14b UStG
• bei elektronisch übermittelten Rechnungen
  → auch Nachweise über die Echtheit und Unversehrtheit der Daten aufzubewahren (z. B. die qualifizierte elektronische Signatur).
• Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (mit Ausnahme der Eingangsrechnungen) und Buchungsbelege:
  → so aufzubewahren, dass ihre Wiedergabe bildlich mit dem Original übereinstimmt (bildliche Wiedergabe).
• Bei allen anderen aufbewahrungspflichtigen Unterlagen
  →  reicht die inhaltlich übereinstimmende Wiedergabe aus (inhaltliche Wiedergabe).
• Unterlagen, die steuerrechtlich relevant und zugleich originär digital sind:
  → müssen in einer Form aufbewahrt werden, die eine maschinelle Auswertung ermöglicht. Das bedeutet, dass für solche Unterlagen die bildliche Wiedergabe auf Papier, Mikrofilm oder als Image in einem optische Archiv für sich allein nicht ausreicht.
• Für Rechnungen, die per Computerfax übertragen wurden:
  → ein Ausdruck auf Papier genügt den Anforderungen an die Aufbewahrung nicht. Anders bei Rechnungen, die per Standard- Telefax übertragen wurden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserem Merkblatt „Pflichtangaben in Rechnungen”.

Fazit

Beachtet werden sollte, dass diese Fristen eingehalten werden müssen! Tun Sie dies nicht könnte es unter Umständen großen Ärger mit dem Finanzamt geben. Vorzeitig weggeschmissene Unterlagen können auch schon mal als eine Straftat gedeutet werden und hätten nicht unbeachtliche Folgen.

Die Fristen gelten auch für Unternehmer, die nicht zur Buchführung verpflichtet sind. Denn auch die Einnahme-Überschuss-Rechnung muss für das Finanzamt nachvollziehbar sein.

Bild stammt von www.cepolina.com

Und wenn das Papier dann doch Überhand nimmt gibt es verschiedene Möglichkeiten, die Unterlagen zu digitalisieren und dabei auch die Pflichten nicht zu verletzen!