Bewirtungskosten richtig buchhalterisch erfasst - Guten Appetit gemeinsam mit Ihren Kunden!

Sie gehen sicher auch gerne mit Ihren Kunden – beispielsweise nach Abschluss eines erfolgreichen Projektes – gemeinsam essen und laden diese dazu natürlich auch ein.

Schließlich lassen sich diese Kosten auch als Betriebsausgaben im Rahmen der Buchhaltung gewinnmindernd erfassen. Und die Vorsteuer gibt es vom Finanzamt auch noch zurück. Prima!

Aber wissen Sie auch, dass und vor allem welche Voraussetzungen an die Berücksichtigung der Ausgaben und Vorsteuer geknüpft sind? Dies wird Ihnen der nachfolgende Artikel erläutern.

Der Grundsatz ist der, dass

Aufwendungen für die Bewirtung eines oder mehrerer Geschäftspartner im Rahmen der Buchhaltung geltend gemacht werden können, sofern ein geschäftlicher Anlass vorliegt und die Höhe der Bewirtungskosten bedenkenlos als angemessen bezeichnet werden kann.

Was genau zählt zu den Bewirtungskosten?

Fangen wir „klein“ an: Es darf sich nicht nur um eine so genannte Aufmerksamkeit wie einen Kaffee handeln. Das sind keine Bewirtungskosten! Bewirtungskosten zeichnen sich folgendermaßen aus:

• Geschäftlicher Anlass wie Projektbesprechung, Kundenakquise usw.
• Speisen und Getränke, die als Beköstigung im Vordergrund stehen
• auch Genussmittel zum sofortigen Verzehr (z.B. Tabakwaren)
• Nebenkosten, die zwangsläufig im Zusammenhang mit der Bewirtung anfallen (Trinkgelder, Garderobengebühren)
• Keine Übernachtungs- oder Fahrtkosten (ggf. Betriebsausgaben aus anderen Gründen)

Wenn nun bekannt ist, wann es sich um Bewirtungskosten handelt, folgt nun der zweite Schritt.

Denn leider sind nicht 100% der Aufwendungen auch als Betriebsausgabe abzugsfähig. Hier werden die betrieblich veranlassten Kosten (§ 4 Abs. 4 EStG) von denen der allgemeinen Lebensführung unterschieden.

Dies bedeutet, dass generell nur 70% der Kosten als Betriebsausgaben abzugsfähig sind. Die Korrektur des privaten Anteils wird als nichtabzugsfähige Ausgaben erfasst und darf den Gewinn nicht mindern. Man spricht hier von der privaten Haushaltsersparnis, die rauszurechnen ist.

Welche Anforderungen und Aufzeichnungspflichten sind zu beachten?

Dies wird ausdrücklich durch § 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG geregelt. Es ist ratsam genau zu beachten, was der Gesetzgeber fordert, denn im Falle einer Betriebsprüfung liegt ein Augenmerk gerne mal auf den Bewirtungskosten!

• Rechnung der Bewirtung, die den umsatzsteuerrechtlichen Vorschriften entspricht (zum Vorsteuerabzug)
• maschinell erstellt
• Ort
• Tag
• Teilnehmer und Name der bewirtenden Person
• Anlass der Bewirtung
• Höhe der Aufwendungen
• Aufgliederung der einzelnen Speisen und Getränke (nicht nur Gesamtsumme, übliche Bezeichnungen wie z. B. „Menü“, „Lunch-Buffet“ o. ä. sind dabei ausreichend)
• eigenhändige Unterschrift des Unternehmers

Hinweis, den bereits verschiedenste Steuerberater ausgesprochen haben: Vermeiden Sie Streitigkeiten mit dem Finanzamt und geben Sie den Anlass der Bewirtung konkret und beweissicher an. Allgemeine Angaben wie z. B. „Kundenpflege”, „Arbeitsessen“ oder „Informationsgespräch” reichen nicht aus.

Thema Vorsteuer, nicht zu verachten!

Bis 2005 durfte ein Unternehmer lediglich die Vorsteuer aus den 70% abzugsfähigen Bewirtungskosten vom Finanzamt zurückfordern. Glücklicherweise wurde dies mit Urteil vom 10.2.2005 durch den Bundesfinanzhof revidiert, so dass derzeit der volle Vorsteuerabzug geltend gemacht werden kann!

Beispiel gefällig? Gerne!

Unternehmer A lädt mehrere Kunden zu einem gemeinsamen Geschäftsessen ein, um das aktuelle Projekt besprechen zu können.

Am Ende des Abends erhält er vom Restaurant eine Rechnung über 500 Euro zuzüglich 19% Umsatzsteuer (95 Euro). Er zahlt dem Ober ein Trinkgeld von 20 Euro und lässt sich dies auf der Rechnung auch notieren. Er zahlt de insgesamt 615 Euro in Bar.

1. Die gezahlte Umsatzsteuer in Höhe von 95 Euro kann sich der Unternehmer im Rahmen der nächsten Umsatzsteuer-Voranmeldung in voller Höhe als Vorsteuer wieder erstatten lassen. 
2. Der Netto-Rechnungsbetrag ist zu 70%, d.h. 350 Euro als Bewirtungskosten gewinnmindern zu erfassen. 30%, d.h. 150 Euro sind nichtabzugsfähige Ausgaben
3. Das gezahlte Trinkgeld ist ebenfalls nach dem Verhältnis 70/30 aufzuteilen. Wichtig zu wissen ist, dass Trinkgeld keine Vorsteuer enthält!

In Zahlen gedacht:

• 70% abzugsfähige Bewirtung         350 Euro
• 30% nichtabzugsfähige Bewirtung 150 Euro
• 100% zu erstattende Vorsteuer FA   93 Euro
• 70% abzugsfähiges Trinkgeld          14 Euro
• 30% nicht abzugsfähiges Trinkgeld    7 Euro

Teilnehmender Ehegatte

Sofern auch der Ehepartner des Bewirtenden an dem Geschäftsessen teilnimmt, ist für den steuerlichen Abzug der Bewirtungskosten als Betriebsausgabe folgendes zu berücksichtigen:

• Ehepartner ist Mitinhaber → anteiliger Abzug als Betriebsausgabe
• Ehepartner ist im Unternehmen angestellt → anteiliger Abzug als Betriebsausgabe, sofern eine berufliche Beziehung zu den eingeladenen Gästen besteht
• Ehegatte nimmt als Privatperson ohne betriebliche Veranlassung teil → Kein Abzug als Betriebsausgabe

Arbeitshilfe

Als Arbeitshilfe findet sich hier eine Vorlage, die – wenn sie ordentlich und vollständig ausgefüllt ist – alle Erfordernisse zur Aufzeichnungspflicht erfüllt.

Was meinen Sie? Wie lange dauert das Ausfüllen eines Bewirtungsbeleges, wenn Sie es direkt erledigen? 5 Minuten? Maximal!

Ratsam wäre es also, die Aufzeichnungen direkt vorzunehmen, bevor es in Vergessenheit gerät und ein Betriebsprüfer dies später moniert, Ihnen den Ausgabenabzug streicht und Steuern nachträglich zu zahlen sind!

Rechtsgrundlagen für die Buchung von Bewirtungskosten – für Diejenigen, die es nachlesen möchten?

§ 4 Abs. 4 und 5 Einkommenssteuergesetz - EStG

R 4.10 Abs. 5 bis 9 Einkommenssteuerrichtlinien - EStR

§ 12 Nr. 1 Einkommenssteuergesetz - EStG

R 12.1 Einkommenssteuerrichtlinien -EStR

§ 14 Umsatzsteuergesetz - UStG

§ 31 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung - UStDV

§ 33 Umsatzsteuerdurchführungsverordnung - UStDV

§ 15 Abs. 1a Umsatzsteuergesetz -UStG