Natürlich haben Sie
als Unternehmer diesen Satz schon irgendwo einmal gehört: „Keine Buchung ohne
Beleg!“ Stimmt auch.
Und genau aus diesem
Grund sammeln Sie Monat für Monat aufs Neue alle Belege, die im Rahmen der
Buchhaltung zu erfassen sind.
Jeder Geschäftsvorfall, der sich steuerlich
auswirkt und auch so erfasst werden soll muss zwingend nachhaltig mittels
Belege und Informationen dokumentiert werden.
„Weniger ist mehr…“ –
diese Ausrede zählt hier nicht. Achten Sie bei jeder Aufzeichnung darauf, dass alle
wichtigen Informationen gespeichert werden.
Je
detaillierter, desto besser.
Im Grunde genommen
kann man gar nicht detailliert genug werden. Je mehr Nachweis Sie dem Finanzamt
zur Verfügung stellen, umso schneller werden die Geschäftsvorfälle bei etwaiger
Prüfung anerkannt und steuerlich berücksichtigt.
Das Finanzamt sucht
nicht nach ordnungsgemäßen Belegen, das ist klar! Ausfindig gemacht werden
sollen die nicht ausreichenden, unvollständigen oder gar fehlenden Belege. Und
wenn man fündig geworden ist, dann geht es ans Geld. Geschäftsvorfälle werden nicht
anerkannt, der Unternehmensgewinn kann nicht gemindert werden und etwaige
bereits erstattete Steuern müssen zurückgezahlt werden. Wussten Sie, dass dies
bereits als Steuerhinterziehung gilt? Zudem werden die Finanzbeamten bei der
kleinsten Ungereimtheit hellhörig und gehen tiefer in die Materie.
Welche
Nachweise sind beizubringen?
Das kommt natürlich
auf die Art der Ausgaben und Aufwendungen an – angefangen vom ordentlichen
Kaufvertrag, über Rechnungen, Barquittungen, Kassenbons, Bahnfahrkarten,
Flugtickets bis hin zu einfachen Parkscheinen. Es dient all das, was belegen
kann, wofür Sie wann welche Beträge an wen gezahlt haben.
Selbstverständlich
kann es passieren, dass Ihnen einmal nicht auffällt, dass eine Rechnung
beispielsweise nicht ordnungsgemäß ausgestellt wurde. Das wird man Ihnen auch
verzeihen. Aber nachfolgende Liste wird Ihnen helfen, Rechnungen ganz leicht
auf Vollständigkeit zu prüfen:
- Name und Anschrift des leistenden Unternehmens,
- Name und Anschrift des Leistungsempfängers,
- Termin der Lieferung oder Leistung,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Art und Umfang der Dienstleistung,
- die ggf. nach Steuersätzen aufgeschlüsselten Netto-Beträge und
- die jeweils darauf entfallenden Steuer-Beträge,
- das Ausstellungsdatum (= Rechnungsdatum),
- eine einmalig vergebene Rechnungsnummer sowie
- die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des
Ausstellers.
- Sofern einzelne oder alle Positionen von der Umsatzsteuer befreit
sind, gehört zusätzlich ein entsprechender Hinweis auf die Rechnung. Das
kann zum Beispiel dann der Fall sein, wenn der Aussteller unter die
Kleinunternehmer-Regelung fällt ("Umsatzsteuerfreie
Leistungen gemäß § 19 UStG").
Hinweis: Für
Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Betrag von 150 Euro gelten vereinfachte Bedingungen. Hier
reichen folgende Angaben nach § 33 USt-Durchführungsverordnung völlig aus:
-
Name und Anschrift des Ausstellers,
- das Ausstellungsdatum,
- Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Art und Umfang der
Dienstleistung,
- der Bruttobetrag und
- der Steuersatz der darin enthaltenen Umsatzsteuer.
- Die Angabe des Empfängernamens, der Rechnungs- und Steuernummer sowie
der separate Ausweis des Umsatzsteuerbetrages ist also zu vernachlässigen.
Was passiert
aber, denn ein Beleg fehlerhaft ist? Wie sollten Sie sich verhalten, wenn eine
Rechnung verloren wurde?
Keine Panik! Sie
können diese Situation heilen. Der Gesetzgeber räumt Ihnen die Möglichkeit ein,
einen fehlerhaften oder nicht vorhandenen Beleg ausnahmsweise (und die Betonung
liegt auf „ausnahmeweise“, d.h. es sollte nicht zur Regel werden) berichtigen
oder gar nachschreiben dürfen, um den Abzug als Betriebsausgabe zu sichern.
Man spricht hier von einer
korrigierten Rechnung, wenn diese vom Aussteller mit Datum und Unterschrift
dann auf Richtigkeit unterzeichnet wird. Alternativ gibt es den so genannten
Eigenbeleg, den Sie selbst erstellen. Achten Sie bitte darauf, dass folgende
Informationen enthalten sein sollten:
- Name und Anschrift des Zahlungsempfängers,
- genaue Bezeichnung des Gegenstands oder der Leistung, der/ die bezahlt
wurde,
- Datum der Aufwendung,
- Bruttopreis, den Sie gezahlt haben,
- glaubhafte Begründung, dass Sie die Ausgabe tatsächlich getätigt
haben,
- Ausstellungsdatum des Eigenbelege,
- eigenhändige Unterschrift.
Sollte sich dennoch bei einer Prüfung ergeben, dass die Kosten, die durch
Eigenbeleg notiert wurden nicht ordentlich nachgewiesen werden können, so wird
der Finanzbeamte die Buchhaltung unter Umständen komplett verwerfen. Was das im
Klartext für Sie bedeutet? Ganz einfach: Der Beamte ist berechtigt, die Buchhaltung
und somit Besteuerungsgrundlagen zu schätzen. Dies wird er leider definitiv
nicht zu Ihren Gunsten tun.
Merken Sie sich daher stets; Der Eigenbeleg ist nur eine absolute Notlösung
und sollte wirklich eine Ausnahme bleiben. Immerhin ist das Erstellen und
Erfassen falscher Belege, falsche Korrekturen und unwahre Angaben bereits eine
Straftat darstellen – nämlich die der Steuerhinterziehung.
Fazit:
Es lohnt sich vielmehr ein ordentlicher Unternehmer zu sein, die Belege zur Buchhaltung und Besteuerung regelmäßig zu sammeln, abzulegen und mit möglichst umfassenden Informationen darzulegen!
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